In onze blogreeks ‘succesvol projectmatig werken’ hebben we vorige keren gesproken over de initiatieffase en de definitiefase. Nu bekend is wat de organisatie precies wil, is het tijd voor het ontwerp. Wij werken in de wereld van werkomgevingen, herhuisvesting en kantoortransformaties. En dus gaan we in deze fase op zoek naar een interieurarchitect. Wat komt hier allemaal bij kijken? Onze projectmanager Maurice neemt je mee.
Kies je interieurarchitect zorgvuldig
De architect zal alles wat jij met de projectgroep en organisatie hebt vastgelegd gaan vertalen naar een ontwerp. Dit werkplekontwerp wordt uiteindelijk gerealiseerd en zal de komende jaren de werkomgeving vormen. Het selecteren van de juiste architect is daarom essentieel. Je zoekt iemand die begrijpt wat er nodig is en die naadloos aansluit op jouw organisatie. Kortom, het opstellen van een zorgvuldig selectieproces is cruciaal.
1. Organiseer een brainstormsessie
Organiseer een brainstormsessie met je projectgroep om te bepalen wat jullie belangrijk vinden in een architect. Waar willen jullie de architect op beoordelen? Als jullie straks een aantal architecten een voorstel laten uitwerken, waar kan de architect zich dan op onderscheiden? Wat vinden jullie écht belangrijk?
En om ook alvast over na te denken
Wanneer straks een architect is geselecteerd, wijs je waarschijnlijk ook één of meerdere andere architecten af. Kun je objectief met de geformuleerde criteria iemand afwijzen?
2 .Omschrijf het selectieproces
De brainstormsessie levert initiële ideeën op voor het vinden van de juiste architect. Deze input verwerk je tot een helder document voor het selectieproces. Voorbeelden van elementen die je kunt opnemen, naast het indienen van de prijs, zijn:
Nog wat extra tips
Stuur alle architecten ook het programma van eisen mee. Op die manier krijgen ze een grondig begrip van jouw organisatie, wat hen in staat stelt een passend voorstel te maken.
Na het uitwerken van het proces, is het belangrijk om te overwegen hoeveel werk de architect moet steken in de inschrijving. Zoals je hebt gelezen, gaat het verder dan alleen het presenteren van een prijs. Er wordt meer gevraagd. Daarom kan het zinvol zijn om te denken aan een inschrijfvergoeding voor de architect: een bedrag dat de tijd rechtvaardigt die wordt geïnvesteerd in het opstellen van de inschrijving.
3. Beoordeel objectief
Als projectleider is het jouw verantwoordelijkheid dat de teamleden objectief de selectiecriteria beoordelen. Vermijd subjectieve redenen zoals "ik vind het niet mooi" bij het afwijzen van een architect die veel inspanning in zijn inschrijving heeft gestoken. Vergelijk het met een sollicitatieafwijzing: een afgewezen kandidaat wil ook heldere redenen voor zijn afwijzing. Denk dus goed na over hoe je de architecten beoordeelt op vooraf bepaalde criteria.
Naar de tekentafel!
Heb je vorige stappen doorlopen en de meest geschikte architect geselecteerd? Dan is het tijd om naar de tekentafel te gaan: het proces waarin alle details uit het programma van eisen worden omgezet in plattegronden, indelingstekeningen en de sfeer van het ontwerp. Alle ideeën worden nu meer tastbaar, je kunt het al bijna ervaren!
Als projectleider stuur en organiseer je dit proces. Ook draag je zorg voor de besluitvorming over het ontwerp. Het werk van de architect krijgt vorm in verschillende fasen: schetsontwerp, voorlopig ontwerp en definitief ontwerp. Met elke stap wordt het ontwerp meer en meer verfijnd.
Besluitvorming gedurende het ontwerpproces
Je neemt beslissingen bij elke fase van het ontwerpproces. Soms kunnen bepaalde elementen uit het programma van eisen niet gerealiseerd worden zoals verwacht, of moeten andere keuzes worden gemaakt. Het is belangrijk om duidelijk te beschrijven in je besluitvormingsdocument waar het ontwerp van afwijkt en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Zo kan de opdrachtgever een goed overwogen besluit nemen.
Na deze ontwerpfase komen we steeds dichter bij de realisatiefase. Hoe wij dit aanpakken? Dat vertellen we in de volgende blog.
