Maike Kentrop, onze (externe) expert in kantoortransformaties, werkt momenteel mee aan de vertaling van de huisvestingsvisie naar een compleet werkplekconcept bij Gemeente Capelle aan den IJssel. Wij gingen bij haar langs op locatie!
Waar Maike zich mee bezighoudt
Wat doe je dan als expert in kantoortransformaties bij een gemeente? De opdrachtgever, Micha Parera, legt het haarfijn uit: ,,Binnen het interne projectteam hebben we met een grote afvaardiging van de organisatie een duidelijke huisvestingsvisie geformuleerd. De volgende stap in het proces zou kunnen zijn: Het vertalen van deze visie naar het ophalen van de eisen en wensen bij de gebruikers. Wij hebben echter ervoor gekozen om allereerst kennis te delen over hybride werkplekconcepten. Deze kennis vertalen we direct naar concrete input. Voor het delen van die kennis en het ophalen van input heeft Maike sessies voor alle medewerkers georganiseerd. “
Input van medewerker essentieel voor nieuw werkplekconcept
Maike heeft een duidelijke visie als het gaat om het creëren van een goede werkomgeving: ,,Tegenwoordig zoeken we allemaal naar een toekomstbestendige werkomgeving. Eentje die niet gebaseerd is op trends, wereldwijde hypes of het volgende het-nieuwe-werkenconcept. We zoeken een concept dat écht gebaseerd is op de motivatie van de organisatie. Daarbij zijn we op zoek naar aansluiting bij de missie, de visie en de kernwaarden van de organisatie. Hoe gaan de medewerkers zich prettig voelen op hun werkplek? Hoe bewegen ze zich binnen de werkomgeving? Kortom, inspraak en input van alle medewerkers in de creatie van het nieuwe concept is héél erg nodig.’’
Start bij het delen van de juiste kennis
Een belangrijk startpunt bij cocreatie is het delen van een goede basiskennis, vindt Maike: ,,Je kunt immers niet met elkaar bouwen aan iets als je niet dezelfde taal spreekt. Zodra je gebruik maakt van dezelfde begrippen, kun je samen op zoek naar de meest passende manier van werken. Eén die recht doet aan de voorkeuren van de organisatie.’’
Keuzevrijheid creëren tijdens de werkdag
Luisteren naar de medewerker is volgens Maike de meest cruciale volgende stap: ,,Antwoord op simpele vragen zoals ‘wat wil je?’ en ‘op welke manier kan de werkomgeving bijdragen aan jouw optimale werkdag?’ zijn enorm waardevolle input. Deze input dien je om te zetten in een concept dat organisatiebreed wordt gedragen. Niet voor elk individu anders, maar wel zo vormgegeven dat het individu het gevoel van keuzevrijheid verkrijgt.’’
Je zult je misschien afvragen: Komen er geen onrealistische of onbetaalbare wensen uit zo’n omvangrijke inventarisatie? Hieronder de opsomming van de ‘wildste dromen’ van de medewerkers bij Gemeente Capelle aan den IJssel:
Skybar
Liftroulette
Stoelmassage
Naast deze wilde dromen, was de meest genoemde behoefte tijdens de sessies dus die ‘keuzevrijheid’. Keuze tijdens je werkdag in een omgeving waarin je je thuisvoelt en er genoeg ruimte is voor informeel ontmoeten. Zoals Maike zelf zegt: ,,Dit zijn dromen die je zéker waar kunt maken!’’.
Testen in de ‘proeftuin’
Als gevolg van de sessies bij Gemeente Capelle aan den IJssel, maken we als extra behoefte-inventarisatie gebruik van een ‘proeftuin’. Een leegstaande verdieping is omgetoverd tot een echte interactieve testwerkomgeving. Medewerkers kunnen de omgeving testen en meteen gerichte feedback geven. Al deze input wordt weer gebruikt voor de vormgeving van het uiteindelijke concept. Want alleen dan voelt de nieuwe werkomgeving als een perfect passend maatpak. Door goede afspraken met leveranciers over aanschaf, proefplaatsingen en leaseconstructies blijven we tijdens deze proeftuin flexibel in het bieden van faciliteiten, zonder de verkeerde investeringen te doen.
En tot slot, wat vond de opdrachtgever?
De sessies die Maike bij de gemeente heeft gehouden, zijn van enorme waarde geweest voor het verdere proces. Dat beaamt Micha: ,,Maike is in staat om met weinig informatie een duidelijk beeld te schetsen van de wensen en eisen van medewerkers en dit tevens te vertalen naar een gewenste situatie. De manier waarop Maike de sessies heeft geleid, is als zeer positief ervaren door iedereen. De kennis en kunde die zij heeft en de prettige manier van samenwerken, maakt dat ik elke organisatie zou aanraden om hier gebruik van te maken.’’
Zit jij nu ook middenin de creatie van een nieuw werkplekconcept en wil je het écht goed aanpakken? Neem dan contact met ons op. Dan sturen wij onze Maike ook naar jouw organisatie!
