Case: Facilitair Projectmanagement in onderwijshuisvesting

  • 5 november 2019

Hoge flexibiliteit in onderwijsorganisaties is noodzakelijk in deze tijd. Niet alleen richting de krappe arbeidsmarkt, maar ook in duurzame huisvesting. Instellingen verplaatsen zich naar nieuwe en soms aangepaste locaties of gaan zich huisvesten in multifunctionele gebouwen, waardoor leegstand verleden tijd is en kosten worden gedeeld. Het hele proces rondom zo’n nieuwe huisvesting betekent geen simpele verhuizing van locatie A naar locatie B. Hier komt véél meer bij kijken. Wij hebben al diverse brede huisvestingsprojecten in het onderwijs ondersteund, waaronder de herhuisvesting van drie grote faculteiten binnen een van de grotere opleidingsinstituten van Nederland naar één openbaar voorzieningsgebouw.

Wat wij daarom met volle overtuiging gaan benoemen? Vier redenen waarom een onderwijsorganisatie voordeel heeft om een (her)huisvesting samen aan te pakken met ons. 

Reden 1: Het uitgedachte strategische beleid wordt vertaald naar de operationele praktijk

Stel je eens voor dat het strategische plan voor de nieuwe huisvesting van jouw onderwijsinstelling tot in de puntjes is uitgeschreven. Alle ideeën op strategisch niveau zijn uitgedacht. De locatie ligt vast, het ontwerp ligt klaar, de architect is gekozen, het bouwbedrijf is ingehuurd en zelfs de bouwstenen zijn netjes besteld. Het enige dat je ‘nog’ dient te doen, is het gedetailleerde strategische beleid uitvoeren in de praktijk. Oftewel, je dient de vertaalslag te maken van strategisch niveau naar operationeel en praktijkgericht mensniveau. Nu komt de grote hamvraag: Hoe doe je dit?

Een vooraanstaand onderwijsinstituut kwam in haar proces bij deze zelfde vraag terecht. De organisatie ging met drie verschillende faculteiten verhuizen naar één nieuw multifunctioneel gebouw, waarin onderwijs, werk, cultuur en ontspanning samen zou komen. Het instituut kreeg dus, naast de verschillende faculteiten die gingen samenwerken, tevens te maken met extra nieuwe gebruikers op de locatie. Hoe ga je hierbij om met de verschillende culturen die heersen bij elke faculteit? Hoe ga je van alle werkstructuren één uniforme werkwijze creëren? Hoe moet je de samenwerking inrichten met de diverse partijen binnen de locatie? Kortom, hoe kun je alles zo goed mogelijk organiseren en faciliteren voor elke afzonderlijke gebruiker? 

Reden 2: Het hele facilitaire proces wordt ondersteund van start tot oplevering én verder

Bij een nieuwe huisvesting van jouw onderwijsinstelling denk je uiteraard aan de taak hoe je de daadwerkelijke verhuizing zo efficiënt mogelijk kunt bewerkstelligen. Je gaat op zoek naar verschillende verhuisbedrijven of naar organisaties die het hele proces kunnen coördineren. Bij het laatste is het een kans dat je bij ons terechtkomt. Onze aanvragen beginnen namelijk vaak met de initiële vraag of wij als Facilitaire Projectmanagers het hele logistieke verhuisproces van A tot Z kunnen organiseren. En dat kunnen wij. Daarmee starten we vervolgens ook. Gaandeweg zo’n project kunnen er echter steeds meer zijstappen ontstaan, waarmee óók rekening moet worden gehouden. Doordat onze expertise breed is en wij snel issues binnen het projectmatige proces herkennen, kunnen wij hier effectief op inspelen. Van de start tot na de oplevering. 

Zo zijn wij in het herhuisvestingstraject van genoemd opleidingsinstituut gestart als logistiek verhuiscoördinator en uiteindelijk gegroeid tot de facilitaire projectpartner in het totale traject. Dit omdat we gezamenlijk steeds meer issues tegenkwamen, waarin wij met onze expertise efficiënte oplossingen konden bieden. De onderwijsinstelling kwam bijvoorbeeld in de periode voor intrede van het gebouw erachter dat het nieuwe locatiemanagement in het multifunctionele gebouw geheel anders was dan het locatiemanagement dat ze waren gewend. Langere openingsuren, meerdere gebruikers en een hogere hospitalitygraad zorgden voor een andere invulling van management op locatie. Wij hebben daarom gedurende de eerste periode het locatiemanagement gevoerd middels een interim Facilitair Projectmanager, zodat de onderwijsorganisatie de eigen interne afdeling kon finetunen en bijscholen. Wij zijn dus een partner die snel kan bijschalen in het hele proces en na afronding waar nodig verbonden blijft bij een organisatie. Dit door in oplossingen te blijven denken. 

Reden 3: De multifunctionele samenwerking wordt opgezet tussen interne en externe partijen 

Als onderwijsorganisatie zoek je vaak de samenwerking op met verschillende partijen. Daarnaast heb je ook te maken met een groot aantal stakeholders, onder andere de gemeente. Het is belangrijk om met deze samenwerkingspartners in gesprek te gaan om te bekijken waar mogelijke voordelen liggen. 

De locaties die de onderwijsinstelling ging verlaten, waren in dit voorbeeld gemeentelijke locaties. Wij zijn toen gaan bespreken met de gemeente wie de nieuwe gebruiker zou worden. Dit betrof in deze een middelbare school. Door de dialoog aan te gaan met deze onderwijsinstelling is uiteindelijk bewerkstelligd dat het oude inventaris van de opdrachtgever voor 50 procent werd overgenomen door de middelbare schoolorganisatie. Hierdoor hebben we een circulaire inrichting gecreëerd, waarbij geen extra hand is gereikt naar het onderwijsbudget. Voor beide instellingen dus een win-winsituatie. Wij geloven dat je individueel heel ver komt, maar in samenwerking met andere partijen nog véél verder kan komen. Een streven dat we in ieder project praktiseren. 

Reden 4: Onze kosten worden met factor twee terugverdiend  
‘Save the best for last’, zeggen ze wel eens. Dat geldt hier misschien ook wel. Wij zijn er namelijk van overtuigd dat de rekening die aan ons wordt betaald, met factor twee wordt terugverdiend. Hoe? Door continu in logistieke oplossingen te denken, door mogelijke problemen in het traject eerder te ontdekken, door het hele facilitaire projectproces efficiënt te leiden en door naar circulaire duurzaamheid te streven. Dit doen we uiteraard niet alleen, maar samen met alle betrokken partijen in het project. 

Waarom wij dit zo gedurfd kunnen zeggen? Omdat onze ervaringen in alle huisvestingstrajecten binnen het onderwijs dit aantonen. Als wij vanaf dag één zijn betrokken bij het proces, verdienen wij ons altijd terug in de vorm van besparingen en efficiënte oplossingen.

We hebben ondertussen genoeg over onszelf verteld. Wij zijn nu vooral nieuwsgierig naar jouw onderwijsorganisatie. Gaan wij samen in gesprek om jullie mogelijke (her)huisvestingproces aan te pakken? Kom dan met ons in contact. Dan stropen wij de mouwen alvast goed op. 

Overig nieuws

Contact


Uitkijken naar een nieuwe werkplek, zonder op te zien tegen de stress? Neem contact met ons op!

  • Business Park Stein 161 | 6181 MA Elsloo Landdrostlaan 51 | 7327 GM Apeldoorn

  • info@puurpartners.nl

  • 046 - 43 63 190

[recaptcha]

© 2019 Puur en Partners                 Realisatie: Dullens Design