Het serviceteam van ProRail is verantwoordelijk voor het beheer van alle ProRail-locaties, wat erg belangrijk is om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Onze Facilitair (Project)manager Leonie heeft voor een periode van drie maanden tijdelijk de rol van locatiecoördinator vervuld binnen het serviceteam van ProRail, dat deel uitmaakt van de afdeling Human Facility Management (HFM). In die tijd heeft ze het facilitair beheer gecoördineerd voor het regiokantoor The Core in Eindhoven.

Het project 
In haar rol als locatiecoördinator was Leonie verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer en de volledige invulling van het facilitaire takenpakket voor het regiokantoor. Ze fungeerde als het aanspreekpunt voor alle klanten van HFM. Als locatiecoördinator was ze daarnaast de expert met betrekking tot het pand en was ze op de hoogte van lopende zaken, lopende taken en toekomstige behoeften. Vanuit haar regierol werkte ze samen met collega's van HFM om te zorgen dat alle wettelijke verplichtingen werden nagekomen en dat de afspraken met contractpartners werden nageleefd.

De taken en uitdagingen
De opdracht van Leonie was om tijdelijk als interim coördinator ‘op de winkel te passen’ totdat ProRail een nieuwe medewerker hiervoor zou werven. Binnen deze periode had ze verschillende verantwoordelijkheden, waaronder:

• Het zorgen voor het facilitair beheer van het regiokantoor, waarbij ze de uitdaging aanging door haar collega-locatiecoördinator van andere locaties in Eindhoven te betrekken bij het aannemen van een leidende rol.
• Het organiseren van receptietaken voor ProRail op regiokantoor Eindhoven, die zou verdwijnen. Samen met haar collega's werkte ze aan het regelen van deze overgang in een korte tijd, hoewel de interne communicatie hierbij wat moeilijk verliep.
• Het onderzoeken en adviseren over de mogelijkheid om eerstelijnsmeldingen door interne servicemedewerkers te laten oplossen in plaats van direct door leveranciers. Haar advies resulteerde in positieve mogelijkheden en de vereiste stappen om dit te implementeren. De opdrachtgever was erg tevreden met de manier waarop ze dit project boven verwachting goed uitvoerde.
   

De toegevoegde waarde
,,Ik ben van mening dat het opbouwen van wederzijds vertrouwen van groot belang is. Vanwege de vakantieperiode, drukke schema's en de afstand tussen de ProRail-locaties, had ik niet heel frequent contact met mijn opdrachtgever. We hadden doorgaans eens in de twee weken een overlegmoment. Vaak had ik maar weinig informatie nodig om te begrijpen wat mijn opdrachtgever nodig had. Ik geloof dat we waarde kunnen toevoegen voor opdrachtgevers door een diepgaand inzicht te hebben, actie te ondernemen en meetbare resultaten te behalen. Dit versterkt het vertrouwen en leidt tot tevreden opdrachtgevers.’’, aldus Leonie. 

,,Leonie zat snel in het zadel en heeft in de korte tijd die ze bij ons was een grote impact gemaakt. Een topper!”
- Björn Recken, Teamleider Serviceteam HFM